Firmy mohou na provozu kanceláře ušetřit výrazně více, než se na první pohled zdá. Jednou z oblastí, kde zbytečně odtékají peníze, bývá právě tisk.
Pořizovací cena zařízení, tonery, servis, opravy nebo nečekané výpadky často znamenají vyšší náklady, než firmy původně očekávají. I proto stále více společností přechází z nákupu zařízení na pronájem tiskáren a multifunkčních zařízení.
Moderní pronájem dnes navíc neznamená pouze zapůjčení tiskárny. Firmy získávají komplexní řešení, které zahrnuje servis, spotřební materiál, technickou podporu i profesionální poradenství. Výsledkem je nižší administrativní zátěž, lepší kontrola nad tiskem a často i výrazná finanční úspora.
Proč je pronájem tiskáren pro firmy výhodnější?
Zatímco při nákupu musí firma investovat desítky tisíc korun do samotného zařízení a následně řešit další provozní náklady, u pronájmu platí pouze pravidelný měsíční poplatek. Ten zpravidla zahrnuje vše potřebné — samotné zařízení, servis, údržbu i dodávky tonerů a dalšího spotřebního materiálu.
Právě servis bývá jedním z největších rozdílů. Pokud se běžná kancelářská tiskárna porouchá, znamená to nejen výdaje za opravu, ale často také komplikace v provozu firmy. U pronájmu se o vše stará dodavatel služby a firma se může soustředit na své podnikání.
Společnost Tomados například nabízí multifunkční zařízení na dobu neurčitou, včetně kompletního servisu a pravidelné údržby. Součástí služeb je také síťové skenování, nastavení zabezpečeného tisku nebo přidělování ID kódů pro kontrolu tisku.
Multifunkční zařízení dnes zvládnou více než jen tisk
Současné kanceláře už dávno nepotřebují pouze obyčejnou tiskárnu. Důležitou roli hraje také kopírování, digitalizace dokumentů nebo rychlé síťové skenování do e-mailu či počítače. Multifunkční zařízení proto spojují několik funkcí do jednoho kompaktního řešení.
Digitalizace dokumentů navíc začíná být pro mnoho firem stále důležitější. Firmy hledají způsoby, jak zjednodušit oběh dokumentů, snížit množství papírů a zrychlit práci zaměstnanců. Moderní multifunkční tiskárny proto nabízí například:
- oboustranný tisk,
- rychlé síťové skenování,
- OCR technologie,
- zabezpečený tisk PINem nebo kartou,
- možnost správy přístupů jednotlivých uživatelů.
Díky tomu mají firmy větší kontrolu nad náklady i bezpečností dokumentů.
Úspora může dosáhnout až 50 %
Jedním z hlavních důvodů, proč firmy o pronájmu uvažují, jsou právě nižší náklady. U kvalitních multifunkčních zařízení může být tisk výrazně levnější než u běžných kancelářských tiskáren z obchodů. Podle zkušeností společnosti Tomados mohou firmy při využití pronájmu multifunkčních zařízení ušetřit až 50 % nákladů na tisk oproti běžným laserovým tiskárnám. Reprezentativní příklad úspory ZDE.
Velkou výhodou je také předvídatelnost nákladů. Firma přesně ví, kolik za tisk měsíčně zaplatí, a nemusí řešit nečekané investice do oprav nebo nákupu nových zařízení.
Řešení na míru pro malé i velké firmy
Každá firma má jiné požadavky. Někde stačí menší A4 zařízení pro několik zaměstnanců, jinde je potřeba výkonná A3 multifunkce s vysokou rychlostí tisku a pokročilými funkcemi.
Důležitou součástí pronájmu je proto odborné poradenství a návrh vhodného řešení podle skutečných potřeb firmy. Správně zvolené zařízení totiž může výrazně ovlivnit efektivitu kancelářského provozu i výsledné náklady.
Pronájem tiskáren tak dnes není pouze alternativou k nákupu. Pro mnoho firem představuje modernější, flexibilnější a ekonomicky výhodnější způsob, jak zajistit bezproblémový tisk bez zbytečných starostí.
Pokud se i přesto rozhodnete pro nákup nové tiskárny, mohl by vás zajímat článek Nákup nové nebo repasované multifunkční tiskárny?